Hoe zorg jij voor een energieke en inspirerende meeting?

Online samenwerken biedt nieuwe uitdagingen en is voor velen nog nieuw terrein. Ben jij op zoek naar tips en inspiratie om online de aandacht vast te houden en ‘echt’ verbinding te maken?  

Deze blog geeft je inzichten waarmee je aan de slag kunt om online samenwerken effectiever, leuker en energieker te maken. Lees hieronder verder of klik op de gele knop om de blog op je gemak te beluisteren. 

Screenshot 2020 11 12 At 00.02.55

Niet lezen, maar ervaren. In onze workshop “Expeditie Online” nemen we je mee in een mix van storytelling, praktische tips en speel je een online escape room van 15 minuten. Neem contact op voor meer informatie.

Hoe bereid je een online meeting voor?

Bij een online vergadering is een goede voorbereiding belangrijker dan ooit. In een online omgeving is er meer ruis, je kunt elkaar niet in de ogen kijken en mensen worden sneller vermoeid. Je wilt dus de tijd in een videocall minimaliseren. We geven je vijf tips om jouw meeting een succes te maken, nog voor deze begonnen is! 

#1 Bepaal en communiceer het doel

Kom je bijeen om bijvoorbeeld te brainstormen, kennis over te dragen, besluiten te maken of om een conflict op te lossen (zie afbeelding)? Maak vooraf duidelijk wat het doel is. Dit maakt de meeting een stuk effectiever. 

#2 Zorg voor een host

Online meetings kunnen niet zonder host. Maak duidelijk wie de voorzitter is van het overleg. Deze persoon bewaakt de tijd, kan mensen welkom heten als ze binnendruppelen en het woord geven bij vragen. 

Screenshot 2020 11 12 At 00.05.53

#3 Bied een technische warming-up 

Ga je met een online tool werken die mensen nog niet kennen? Van Zoom tot Microsoft Teams en van Miro tot Mural. Wijs mensen dan op een tutorial of zorg ervoor dat mensen alvast 15 minuten eerder inloggen. Niets is vervelender dan technische obstakels.

#4 Maak het persoonlijk

Wil je mensen enthousiast maken voor een overleg of hen verrassen? Vertel hen waarom ze dit niet moeten missen in een leuke vlog en stuur die rond. Zo kun je jouw energie overbrengen. En hierin is menselijkheid veel belangrijker dan een perfecte video of tekst. 

#5 Schrijf de notulen vooraf 

Dat klinkt gek hè? Het punt is dat bij veel vergaderingen een groot deel van de tijd wordt besteed aan zenden; het delen van updates over X en Y. Vaak is één persoon langere tijd aan het woord. De rest dwaalt af, zeker online. 

Jeff Bezos kwam ooit met een format waarin teams vooraf uitschrijven wat zij willen delen en bespreken. Het eerste half uur van een meeting wordt vervolgens in stilte besteed aan het lezen van de informatie. Daarna wordt enkel gediscussieerd over de punten waarover vragen of twijfels bestaan. Zo beperk je schermtijd en richt je je op de kern.  

De kern? Stuur relevante informatie vooraf toe en reserveer tijd om in te lezen. 

Wat zijn krachtige tools voor online vergaderingen?

Online vergaderen vraagt ook om nieuwe manieren om samen te werken en creatief te zijn. Als je samen in één omgeving werkt, zorgt dat sneller voor verbondenheid. Het zorgt ervoor dat je kunt voortborduren op elkaars ideeën en gedachten. We lichten drie type tools uit die voor ons in korte tijd onmisbaar zijn geworden.

#1 Online whiteboards

Wij zijn helemaal weg van online whiteboard tools, zoals Miro en Mural. Initieel plakten we vooral wat post-its, maar inmiddels doen we ALLES in deze tools. Van gebruikerstesten en game conceptontwikkeling, tot retrospectives en business modelling sessies.

#2 Gedeelde documenten 

Als team werken wij graag samen in gedeelde documenten, bijvoorbeeld via Google Drive. Van het tegelijkertijd opstellen van notulen (zie #5 van de voorbereiding) tot het real-time samen aanscherpen van een presentatie.  

 

#3 Mentimeter of Kahoot

Wil je de meningen van een grotere groep peilen? Dan kunnen ook tools als Mentimeter of Kahoot een uitkomst bieden. Hiermee kun je polls maken die je vervolgens mij de groep kunt delen. 

PRO-tip! De meeste tools hebben een online template gallery, zoals Miroverse. Dit helpt je als starter om in een handomdraai een gave sessie vorm te geven! 

Hoe houd je de aandacht vast en de energie hoog?

Waar je in een offline meeting veel interactie hebt met elkaar en elkaar bij de les kunt houden, is dat in een online meeting niet vanzelfsprekend. Alleen al omdat je elkaar niet in de ogen kunt kijken, maar ook omdat dagen meer ‘eentonig’ zijn. Mensen raken sneller verveeld. We geven je vier tips waarmee jij mensen geboeid kunt houden!   

#1 Afwisselen tussen mediavormen

Verrassing houd je bij de les. Zorg daarom voor diversiteit in gebruikte media. Start met een persoonlijke introductie, laat mensen iets (zelfstandig) lezen, toon en bespreek een foto of strategische tekening, doe een online brainstorm, luister samen een fragment, bekijk een korte video, laat mensen iets tekenen, of zet een prikkelende vraag op de slides.

Waarom? Omdat je met een presentatie met 20 ‘dezelfde’ slides of een gesprek van 30 minuten gegarandeerd de aandacht verliest. Wees dus creatief!

#2 Afwisselen tussen sprekers 

Een nieuw gezicht en een nieuwe stem brengen nieuwe energie. Wissel dus af, zeker bij langere sessies, tussen sprekers. Daarbij kun je ook gebruik maken van break-out rooms met verschillende sprekers of een centrale panel-discussie om meerdere perspectieven te belichten. 

#3 Afwisselen in participatie

Schakelen houd je bij de les. Wissel daarom actief af tussen kijken, luisteren en praten. Tussen denken en doen. Tussen plenair en kleine groepen. Tussen samen en alleen. Tussen aan en uit (pauze). Als je bewust aan de slag gaat met afwisseling, zul je zien dat je de energie van de groep beter kunt managen. 

PRO-tip! Als je meer tijd creëert om na te denken, creëer je ruimte voor de meer introverten in de meeting om een mening en ideeën te vormen en delen. Win-win!

#4 Bewust omgaan met tijd en tempo

Wij adviseren online te werken met slots van max. 5 minuten. Je zult verbaasd zijn hoeveel dingen echt geen discussie van 20+ minuten vergen. Discussies zijn soms als een gas, ze ‘vullen’ de ruimte die je ze geeft. Duurt iets langer dan 5 minuten?  Laat een specifieke groep hiervoor een apart moment plannen.

Screenshot 2020 11 15 At 15.20.22

Ja maar, ….
We kunnen ons voorstellen dat bovenstaande tips soms tegen je gevoel in gaan. 
Vijf minuten lijken te kort voor echte diepgang en de mate afwisseling teveel voor het behouden van de focus. Onze ervaringen laat echter het tegenovergestelde zien en daarom moedigen we je toch aan hiermee te experimenteren. Een hoog tempo met veel afwisseling zorgt voor blije gezichten. 

Hoe maak je de meeting interactief?

Interactie is de sleutel tot succes. Het verhoogt betrokkenheid, voorziet je van nieuwe perspectieven en zorgt voor verbondenheid onder teamleden. Maar, hoe doe je dit?

#1 Start actief en samen

Zorg voor een goede start. Wie weet is iemand net wakker of komt hij of zij recht uit een andere meeting. Zorg ervoor dat je even bewust samen start, inclusief de ruimte voor de kleine praat die je normaal gesproken bij het koffiezet-apparaat had gehad. 

Een leuk middel dat je hiervoor kunt gebruiken is om te vragen
of mensen hun ‘persoonlijk’ weerbericht willen schetsen op papier. Hebben ze een goede dag gehad (zonnig) of een zware dag (donker en regen)? Nodig een paar mensen uit om hun weerbericht te laten zien en toe te lichten. 

Expeditie Pensant

#2 Gebruik handen en vingers  

Bepaal snel het energielevel om te kijken of er een pauze nodig met behulp van handen. Gebruik het aantal vingers om op antwoorden te stemmen (zie afbeelding hieronder) of vraag simpelweg om duimpjes omhoog om te vragen of alles duidelijk is. Korte peilingen verhogen de betrokkenheid.

#3 Moedig een actieve houding aan  

Een actieve zithouding zorgt voor meer energie. Vraag deelnemers om een actieve zithouding aan te nemen of doe eenvoudige rekoefeningen tussendoor. 

#4 Laat ruimte voor discussie 

Voorkom dat je veel aan het ‘zenden’ bent. Focus op de discussie en laat mensen reageren. Schroom niet om in groepjes uiteen te gaan voor meer diepgang.

PRO-tip. In de mute-cultuur van online vergaderingen moet je actief ruimte creeren om te reageren. Vraag of iemand iets toe te voegen heeft, wacht even (10 seconden) en geef mensen actief het woord.

#5 Vergeet plezier en vermaak niet

Vergeet tot slot het werkplezier niet. Samen iets leuks doen is super belangrijk en geeft energie. Heb je samen een lang overleg? Doe een korte quiz, speel samen een escaperoom of doe een kookworkshop. 

Screenshot 2020 11 12 At 00.59.56

Hoe maak je een overleg inspirerend?

Als serious gaming studio maken we leerzame spellen. Het is ons doel om de intrinsieke motivatie van mensen aan te wakkeren. Om mensen te verrassen en hen een leerzame  ervaring te laten meemaken waarover ze anderen willen vertellen. We delen twee technieken die jij kunt toepassen om mensen te inspireren.

#1 Storytelling en metaforen

Verhalen grijpen de aandacht. Neem mensen mee op een tocht langs verschillende plekken en personen in plaats van een corporate presentatie met 20 slides. Verpak je strategiedag als missie of expeditie met verschillende stappen, inclusief ‘een moment van bevoorrading’ om de lunch aan te duiden. Pak de rol van verhalenverteller en neem mensen mee op avontuur. 

#2 Gamification 

Pas basale gamification principes toe om mensen te motiveren gedurende een meeting of workshop. Met iets simpels als een bingo-kaart kun je deelnemers al aanmoedigen tot meer interactie. 
Laat hen een vakje wegkruisen als zij 1) een workshop bijwonen, 2) een vraag stellen, 3) een nieuwe connectie maken, 4) een bericht in de chat hebben geplaatst, of 5) als een bepaald onderwerp of woord genoemd is.

Expeditie Pensant

Wil jij met jouw team op een Online Expeditie?

Ben je enthousiast geraakt over onze ervaringen en methoden en wil je hier meer over horen? We bieden deze lessen en meer aan in een energieke workshop. Practice what you preach. Uiteraard kunnen we ook helpen om jouw strategiedag of workshop interactiever te maken. Schroom niet en stuur ons een berichtje

Jan Willem Manenschijn | Serious Escape Room Expert

Interesse? Neem contact op!

Jan-Willem Manenschijn
Serious Game Expert

T: 015 20 24 772
E: info@raccoon.games

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *